Das Meeting mit dem Kunden ist vorbei und Sie möchten gleich im Anschluss ein Protokoll versenden. Das erzeugt natürlich jede Menge Wirkung beim Gegenüber und ist hochprofessionell. Aber wie machen Sie es richtig? Das Gekritzel aus dem Meeting schicken? Keine gute Idee. Mal schnell einen Designer drüber schauen lassen? Dazu fehlt die Zeit. Idealerweise haben Sie eine Vorlage für Protokolle. Diese ist natürlich nach Ihrer CI gestaltet. Zudem haben Sie einen Pool an grafischen Elementen, Fotos, Infografiken etc. Sie müssen also nur noch Texte und Grafiken austauschen und fertig. Wenn Sie dies nicht haben, dann gibt es hier ein paar Tricks und Kniffe zur Orientierung:
1. Ihre eigene Corporate Identity
Corporate Identity vereinheitlicht sämtliche Kommunikationsmittel. Alles, womit Sie nach außen kommunizieren sollte dieser Firmenidentität folgen. Je weiter eine Designagentur daran gearbeitet hat, desto sicherer können Sie sein, dass alles optisch Hand und Fuß hat. CI ist ein Konzept. Es ist eine Strategie. Sie sollten ein Brandbook, auch Branding Guideline genannt, haben. Darin steht alles rund um das Auftreten Ihres Unternehmens. Wie sollen Bilder aussehen? Wie werden sie angeordnet? Welche Icons, Schriften, Elemente etc. sollen genutzt werden?
2. Ihre eigenen Corporate Farben
Einhergehend mit der Corporate Identity sind Farben. Auch Ihr Meetingprotokoll sollte mit diesen Farben arbeiten. Gibt es Kontrastfarben zu Ihrer Corporate Farbe? Ist sie Blau, so wäre der Kontrast zum Beispiel Gelb. Ihr Meetingprotokoll kann also mit blau und gelb arbeiten. Selbstverständlich müssen Sie für Ihre jeweilige Firmenfarbe den passenden Kontrast finden.
3. Setzen Sie Prioritäten
Wichtig ist, dass Sie definieren, was auch jeder einzelnen Seite des Protokolls Priorität haben soll. Welches Element ist das wichtigste? Heben Sie es hervor. Ein buntes Durcheinander verwirrt nur unnötig. Ein oder zwei Elemente dürfen je Seite wichtig sein. Alles andere hat, grafisch gesehen, keine Priorität und sollte nicht separat hervorgehoben werden.
4. Das richtige Deckblatt
Schicken Sie nicht einfach ein Protokoll. Verpacken Sie es unter einem Deckblatt. Das ist die erste Seite, die Ihre Kunde sehen wird. In aller Regel ähnelte es weiteren Kommunikationsmitteln.
5. Nur sinnvolle Skizzen nutzen
Sie dürfen die Skizzen aus dem Meeting an Ihren Kunden schicken. Überlegen Sie aber, ob der Kunde in einer Woche immer noch weiß, was damit gemeint ist. Ist der Text gut lesbar? Ist wirklich alles klar verständlich? Ist das nicht der Fall, dann zeichnen Sie die Skizzen neu. Orientieren Sie sich bei den einzelnen Elementen an Ihre Corporate Farben. Achten Sie darauf, dass alles einem Konzept folgt. Gestalten Sie einen Rhythmus. Verwirren Sie Ihr Gegenüber nicht mit unterschiedlich großen Kreisen, Quadraten, Dreiecken und anderen Elementen.
6. Das strategische Fazit
Die letzte Seite ist die wichtigste Seite eines Protokolls. Sie wird am meisten angeschaut. Hier müssen sämtliche Beschlüsse kurz und knackig aufgeführt sein, am besten als Stichpunkte. Was war der Beschluss des Meetings? Wer muss welche Schritte als nächstes tun? Welchen Zeitplan gibt es? Hier darf die Gestaltung keinesfalls ablenken. Priorität hat hier Lesbarkeit.
Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie bessere Lesbarkeit erreichen.
